内部检讨程序
在金沙中国,所有新的奖励和转移都由赞助项目办公室进行审查. 以下是审核文件的非排他性列表:
- 赞助Research/项目协议
- 保密协议(与Research或潜在赞助项目有关)
- 材料转让协议
- Research/赞助项目提案的财团协议
- 获资助Research/项目建议的谅解备忘录
- 获资助Research/项目建议的协议备忘录
- 机构间共同知识产权管理协定
- 地方间和机构间协议(赞助项目)
- 许可协议选项
- 专利许可协议(大学为专利持有人)
- 合作协议(建议书)
- 技术许可协议(大学是技术的所有者)
- 合同协议
- 合作Research协议和开发协议
- Subawards /分包
一旦奖金被协商和接受, PI/PD将需要记录与拨款相关的重要日期. 例如,PI/PD必须注意奖励的结束和开始日期, 以及所有项目和财务报告的日期. 此外,密切关注与奖助金发放有关的信息.
在金沙中国建立拨款预算的第一步是修改, 如果需要, OSP预算开发工作表, 在提案时最初提交给OSP的内容. 如果预算开发工作表尚未完成,请通过电子邮件与我们联系 Research-som@xaxdgc.net 寻求帮助.
预算编制工作表中包含的预算信息将作为金沙中国其他部门的参考文件. 此工作表中包含的信息将用于验证可允许的支出和每个人在赞助项目上的努力百分比.
执行合同
根据德州大学校规校纪, 第10501条校董会授权金沙中国总裁代表校董会执行和交付某些合同和协议. 主席可进一步将其授予的权力委托给副代表. 对于提案,这些代表也被称为“授权组织代表”.
授权
合同:授权执行和交付任何种类或性质的合同, 包括设备采购合同, 供应, 商品和服务. |
董事规则10501 |
财务和行政执行副总裁 金融服务副总裁 总采购主任 副总统 |
美国军队之间的合同.T. 机构-卫生事务合同:任何此类合同或协议均应规定收回所提供服务和资源的成本. |
董事规则10501 |
管理学院卫生事务执行副总裁 SOM常务副院长 副总统 |
协议和非Research补助金文件- 金沙中国卫生事务司:Research金和类似的医疗和卫生事务人员支助 |
10501规则; Rule 90101, Sections 15.1和15.3; UT System Policy UTS 125 |
管理学院卫生事务执行副总裁兼院长 SOM常务副院长 副总统 |
与企业赞助商的协议和授予知识产权权益的协议:许可协议, 与企业赞助商签订Research合同, 保密协议和材料转让协议. |
10501规则 |
负责Research、Research生学习和新项目开发的执行副总裁 副总统 |
州和联邦资助Research提案合同: |
10501规则 |
负责Research、Research生学习和新项目开发的执行副总裁 副总统 协理副总裁/赞助项目主管 |
在Peoplesoft ERP系统中建立授权账户
赞助项目办公室和拨款与合同办公室共同努力,确保及时建立Peoplesoft的新账户. 如果奖励通知有任何费用分摊承诺, 此时还将创建一个成本分担帐户. 建立内部Peoplesoft项目帐户的一个重要步骤是完成预算工作表. 奖励通知中的奖励金额与内部预算工作表中输入的美元金额必须相符. 在内部金沙中国电子表格中列出的项目人员是按姓名和角色列出的参与项目的个人. 本工作表中包含的重要变量包括机构基本工资, 项目预期的工作量%, 工作日历月, 日历工资和福利. 这个内部电子表格的目的是捕捉整个项目,因为它与人员有关, 供应, 设备成本.
金沙中国的赠款和合同办公室在赠款过程中发挥着重要作用. 这个办公室将建立Peoplesoft项目帐户, 监控3美元以上的支出,000, 并向相应机构提供财务报告.
项目主管和财务主管应该为可能的审计做好计划,并确定哪些审计文件应该随时可用. 项目和财务总监都应审查和跟踪项目的任何匹配资金.
招聘人员
如果项目预算包括必须雇用的员工和教员, 或者他们的一定比例的时间将被收取补助金, PI/PD将需要完成适当的文书工作(CPAF/EPAF),以便向赞助项目收取费用. 特别是, 在收到奖学金颁发通知后, PI/PD可以开始为任何有预算线的空缺职位做广告. 在这种情况下,将由现有的金沙中国教师或工作人员承担%的努力, 必须填写人事变动表. 一个建议是创建一个责任表,供所有员工在项目实施期间参考. 图表中包含的信息可以是提交进度报告的日期, 评估活动, 监测访问日期, 财务报告, 提交项目延期申请, 如果需要. 其他需要保存的记录包括方案记录和财务账目, 采购项目设备, 库存控制, 维持配合基金的纪录及结清奖助金.
大学志愿者
建议PI在招募或接受非学生志愿者时遵循HOP政策ADM 04-208, 工作人员, 或金沙中国的教员. 金沙中国承认并重视志愿者在提高我们大学的愿景和使命方面的作用, 但任何时候都必须遵循适当的程序. 任何外国人都必须得到人力资源办公室的批准, 在接受金沙中国的志愿者任务之前. 程序包括志愿者申请和犯罪背景调查.
审计及监察访问
管理联邦拨款可能是一项艰巨的任务. 受资助人应熟悉相应的赞助机构运作指引和奖励条款及条件. 大多数, 如果不是全部, 补助金和合同遵循大学的政策,这些政策是根据联邦管理和预算办公室(OMB)的法律法规制定的. 这些通告可在行政管理和预算局网站上找到. 怀特豪斯.gov / omb /通告. 以下是三份通告,指导联邦奖励获得者如何根据法律法规妥善管理奖励.
- 行政管理和预算局通告a-21,题为《金沙中国》
- 行政管理和预算局通告A-110,题为《金沙中国》以及与高等教育机构签订的其他协议》, 医院和其他非营利组织.
- OMB通告A-133标题为“州、地方政府和非营利组织审计”
在确定获奖者是否遵守大学政策和联邦法律法规时,审计是一个重要的工具. 审计总是包括检查收入和支出. 受助机构始终有责任确保向资助项目收取的费用是允许的, 可拨出的, 和合理的.
金沙中国半年度项目认证
各部门必须按月核对其赞助项目的账目. 请参阅金沙中国网站上的说明.
认证截止日期为:3月31日,9月1日至2月28日
3月1日至8月31日期间为9月30日.
审计的类型
如果一个机构花费超过500美元,在一年内得到联邦基金的一万美元, 需要进行一次单独的审计. 单一审计需要组织范围内的审计,检查赠款资金的使用情况. 审计员将检查所有指导方针是否得到遵守,以及赠款资金是否按照公认会计原则妥善记录和记录.
在任何时候, 特别是当项目的PI发生变化时, 可以请求金沙中国内部审核员审核拨款.
时间和工作报告
工作报告的基本目的是确保参与资助项目的个人的工资分配准确地反映了他们在项目上的实际工作. 最基本的规则是工资, 工资, 此外,向赞助项目收取的附加福利必须是可分配的, 允许的, 坚持治疗, 和合理的. 努力是基于总的机构活动,不假设每周工作40小时或任何其他标准工作周的豁免员工. 努力认证将基于对管理的合理估计, 病人护理, Research, 公共服务, 和教学往往是密不可分的.
Research合规办公室负责确保大学符合OMB A-21通知的确认要求, 以及验证个人的整体专业努力.
努力如何计算??
在赞助项目中投入的努力通常被称为百分比(%)努力. 在金沙中国工作时,决定项目工作的百分比是基于与个人角色相关的几个其他变量和责任.
提案中列出的每个具有特定承诺努力的主要个人必须意识到并必须批准他/她参与活动.
卫生机构, IBS的临床实践补偿必须由机构设定,并通过该机构或根据该机构的指示支付.
根据OMB A-21,用于设备和仪器或学生增加和/或培训的补助金, 通常不需要承诺的主要个人努力
为期9个月的学术任命, 主要个人可能被允许在学年之外100%预约. 应注意确保主要人员在此期间不进行不允许的活动, 比如在100%的预约期间请假, 在他们100%的夏季预约期间提供咨询, 教授一门课程,将超出承诺的努力, 或者参加一些超出100%承诺的暑期活动.
U.T. 系统已实施电子在线努力认证系统,名为ECRT -电子认证报告工具. 在这种报告制度下,每个学院和其他主要工作人员都要证明自己的努力卡. 项目主管和主要Research人员需要证明他们自己的努力卡和所有支持个人(Research生)的努力卡, 博士后的学员, 以及从事他们赞助项目的机密人员. 支持人员只需要查看工作卡, 做笔记, 如果需要修改,通知PI/PD. 成本应与奖项相适应,并且所记录的人工费用需要实际发生在项目活动中.
报告期间如下:
秋季学期- 9月. 1st 至十二月三十一日st.
春季学期- 1月1日st 至四月一日st
夏季- 5月1日st 至八月三十一日st
记录保存(AC+5)
由赞助项目发起的所有原始状态文件, 保留期限为授予或合同结束/终止(AC+5)后五(5)年. 在满足五(5)年保存期后,文件可以被适当处理. 提起诉讼时,国家笔录不得销毁, 索赔, 谈判, 审计, 公开记录要求, 行政复议, 或在纪录保存期限届满前,对纪录采取其他行动.